AltiGen MAXCS 7.0 MaxOutlook - Manual (Page 4)

iv MaxOutlook Manual
Dialing Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Shortcut-Key Dialing and Smart Tag Dialing . . . . . . . . . . . . . . . 22
Dialing Speed Dial Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Redialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Placing Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Using Call Waiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Station Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
MeetMe Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Working in the MeetMe Conference Window . . . . . . . . . . . . . . . 30
Creating a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
E-mailing a Meeting Invitation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Starting and Stopping a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
What the MeetMe Conference Host Can Do . . . . . . . . . . . . . . . 36
Continuing a Meeting Beyond Its Duration Time . . . . . . . . . . . . 36
Joining a MeetMe Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Recording Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Recording on Demand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Using Account Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Using Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Dealing with Voice Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Save at Remote Server or Export Locally. . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Returning a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Attaching a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Forwarding Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Monitoring the Activity of Other Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Choosing Extensions to Monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Reading the Monitor List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Calling a Monitored Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Viewing the Call History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Using the Contacts Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
C
HAPTER
5
Configuring MaxOutlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Configuring Microsoft Office programs to display the Max Smart
Tag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49