Alcatel Alcatel OmniPCX Office 4018/4019 - Manual (Page 5)

Contents
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Toc Getting to know your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6
1. Using your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.1 Making a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.2 Answering a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.3 Using the telephone in "handsfree" mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.4 Activating the loudspeaker during a conversation (receiver lifted). . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.5 Calling your correspondent by name (company directory) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.6 Make a call using the personal phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.7 Screening calls using the voice mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.8 Redial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.9 Making a callback request to a busy number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.10 Answering an internal call in intercom mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.11 Sending DTMF signals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.12 Mute, so that your correspondent cannot hear you . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2. During a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.1 Making a second call during a conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.2 Answering a second call during a conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.3 Switching between calls (Broker call). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.4 Transferring a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.5 Three-way conference with internal and/or external correspondents (conference) . . . . p. 11
2.6 Placing a call on hold (HOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.7 Placing an outside call on hold (parking) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.8 Intrusion into an internal conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.9 Store a number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.10 Adjust audio volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
3. Sharing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.1 Receiving supervised call ringing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.2 Answering a night or a general bell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.3 Manager/assistant screening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.4 Individual pick-up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.5 Answering briefly in place of the attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.6 Hunting groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.7 Calling an internal correspondent on his/her pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.8 Answering a call on your pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.9 Calling a correspondent on his/her loudspeaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.10 Sending a written message to an internal correspondent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.11 Sending a copy of a voice message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.12 Sending a recorded message to a number/a distribution list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
3.13 Broadcasting a message on the loudspeakers of a station group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4. Keeping in touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.1 Selecting calls to be forwarded. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.2 Forwarding calls to another number (immediate forwarding). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.3 Forwarding your calls to your voice message service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.4 When you return, review your recorded messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.5 Activate/deactivate the personal assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.6 Personal assistant: reaching you with one number only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.7 Forwarding calls to your pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.8 Forwarding your calls from the receiving terminal (“Follow me”) . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.9 Applying a selective forward. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.10 Forwarding all group calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.11 Cancelling all forwardings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.12 Forwarding calls when your line is busy (Forward if busy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.13 Do not disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.14 Leaving a recorded message for internal callers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.15 Consulting written messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
4.16 Message notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5. Managing your charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
5.1 Charging your calls directly to business accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
5.2 Finding out the cost of an outside call made for an internal user from your terminal . . . p. 21
6. Programming your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.1 Initializing your voice mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.2 Customizing your voice greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.3 Modifying your personal code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.4 Configuring the telephone ringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.5 Adjusting screen brightness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.6 Selecting language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.7 Make a call using the personal phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.8 Programming speed dialing (direct calls) keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.9 Programming an appointment reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.10 Identifying the terminal you are on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.11 Broadcasting background music on your loudspeaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.12 Lock / unlock your telephone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
6.13 Activating/deactivating "forced headset" mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26